Format-Vorlagen in Word 2007/2010 verknüpfen

[Juergen]

Ich stehe momentan vor folgendem Problem: Es gibt eine Sammlung von Word-Vorlagen, die z.T. immer die gleichen Textbausteine enthalten, z.B. einen Briefkopf. Wenn sich nun in diesem Briefkopf etwas ändert, müssen alle Vorlagen angefasst und geändert werden. Das ist natürlich ziemlich arbeitsaufwändig.
Meine Idee war nun, dies mit Hilfe von AutoText bzw. Quick Parts/Building Blocks zu lösen. Dazu habe ich eine Formatvorlage textbausteine.dotx erstellt in der ich alle Bausteine, die verwendet werden als Building Blocks angelegt habe. Diese Formatvorlage wollte ich nun in die anderen Vorlagen einbinden, in der Hoffnung, dass sich beim Aktualisieren der textbausteine.dotx automatisch alle anderen Vorlagen aktualisieren. Das geschieht aber nicht. Wenn ich z.B. briefvorlage.dotx aufmache hat sich der Baustein Briefkopf nicht geändert. Erst wenn ich diesen neu einfüge wird die neue Version aus textbausteine.dotx genommen.
Beim Anhängen dieser Vorlage ist mir aufgefallen, dass der "Anhängen"-Button nicht, wie auf diesem Foto http://www.wintotal.de/images/storie...t/image015.png, aktiv ist, sondern ausgegraut und ich kann keine Formatvorlage in dem Feld eintragen. Ich kann zwar ein Häkchen bei "Dokumentformatvorlagen automatisch aktualisieren" setzen, aber das bleibt ohne Wirkung.

Hat jemand eine Idee?

[Renate]

Zitat von Juergen

Ich stehe momentan vor folgendem Problem: Es gibt eine Sammlung von Word-Vorlagen, die z.T. immer die gleichen Textbausteine enthalten, z.B. einen Briefkopf. Wenn sich nun in diesem Briefkopf etwas ändert, müssen alle Vorlagen angefasst und geändert werden. ....

Ich versuche es mal. Gerade habe ich nämlich in Word 2010 meine Textbausteine aus W 2000 geändert. Und zwar habe ich es so gemacht, dass ich sie aufgerufen habe und als „AutoText“ und damit unter „normal.dotm“ gespeichert habe.

Jetzt wäre es eventuell eine Frage der Aktualisierung, den neuen AutoText in der Vorlage zu generieren, indem man sie aufruft. Aber nicht so einfach, wie ich z.B. an meiner Fußzeile bemerke.

Meine Fußzeile ist ein AutoText, der in normal.dotm enthalten ist und daher lautet: „C:\Users\User\AppData\Roaming\Microsoft\Templates \Normal.dotm“.
Dieses Feld aktualisiert sich nicht automatisch. Es gibt eine Einstellung in Word unter

„Datei > Optionen > Erweitert > Drucken“,

die aktiviert sein sollte:

„Aktualisierung von Feldern mit Überarbeitungen vor dem Drucken zulassen“.

Wenn ich das Dokument gar nicht drucken will, kann ich aber so tun, indem ich die Seitenansicht sozusagen als Vorstufe zum Drucken aktiviere. Damit aktualisiert sich bei mir der AutoText „Dateiname-/pfad“. Wenn das Dokument noch nicht gespeichert wurde, wird dort „Dokument1“ angezeigt. Wenn es gespeichert wurde, der Dateiname und -pfad.

Ich habe keine Vorlagen mit multiplen AutoTexten wie Du. Aber einen Versuch kannst Du ja mal machen. Einmal Seitenansicht und zurück und schauen, was passiert ist. Die AutoTexte selbst werden allerdings sofort als geändert festgehalten, denn man wird gefragt, ob sie „neu definiert“ werden sollen.

[Juergen]

Zitat von Renate

Jetzt wäre es eventuell eine Frage der Aktualisierung, den neuen AutoText in der Vorlage zu generieren, indem man sie aufruft. Aber nicht so einfach, wie ich z.B. an meiner Fußzeile bemerke.

Meine Fußzeile ist ein AutoText, der in normal.dot

Danke für den Tipp, aber irgendwie funktioniert es nicht, wenn ich eine Formatvorlage (hier z.b. fusszeile.dotm) in eine andere Formatvorlage (nennen wir sie mal briefvorlagen.dotm) einbinde und nicht in die normal.dotm, weil meine Formatvorlage auch von anderen benutzt werden soll und sie nicht ihre normal.dot überschreiben soll. Deshalb auch dieses etwas komplizierte Konstrukt. Ich weiß momentan nicht, welchen Fehler ich mache. Muss nochmal in Ruhe die verschiedenen Vorschläge durchprobieren.

[Juergen]

So, ich habe das Problem jetzt nach diversen Versuchen gelöst. Zwar nicht so richtig elegant, aber es funktioniert. Hier mal in aller Kürze eine kleine Anleitung. Da ich eine englische Version von Word 2007 benutze kann ich auch nur die englischen Befehle notieren:

1. Neue Formatvorlage meine-vorlage.dot erstellen und speichern.
2. Den Namen des Textbausteins und den Textbaustein eintragen und formatieren
Bsp.:
Name des Textbausteins:
Brieffuß

Text des Bausteins:
{irgendein Text der in den Brieffuß soll, z.B. Kontoverbindung etc.}

3. Den gesamten Textbaustein markieren dann „Insert >> Quick Parts >> Save Selection to Quick Part Gallery“ wählen. Im Feld Name den Namen des Bausteins eintragen (wichtig ist bei einem späteren Update, dass dann exakt die gleiche Schreibweise gewählt wird. Dann fragt Word, ob er den Baustein überschreiben soll); Unter „Gallery“ den Wert „AutoText“ auswählen und bei „Save in“ die Formatvorlage meine-vorlage.dot. Dann auf OK klicken.

Auf diese Weise alle Textbausteine anlegen und zum Schluss die Formatvorlage speichern.

4. Als nächstes werden die Textbausteine in die jeweiligen Word-Docs eingebaut. Dazu zunächst die Formatvorlage meine-vorlage.dot öffnen. Dann das zu bearbeitende Doc öffnen (hier: briefvorlage.doc).

5. Zunächst muss man die Formatvorlage meine-vorlage.dot mit dem Dokument verbinden. Dazu auf „Developer >> Document Template“ klicken. Dann auf „Add“ und im anschließenden Dialog in das Verzeichnis wechseln, wo die Formatvorlage liegt, diese anklicken und bestätigen. Jetzt sollte sie unter „Checked items are currently loaded“ stehen und mit einem Häkchen markiert sein. Mit OK bestätigen.

6. Nun können die in der Formatvorlage definierten Textbausteine eingefügt werden. Dazu den Cursor an der Stelle platzieren, wo der erste Textbaustein eingefügt werden soll. Dann „Insert >> Quick Parts >> Field“ wählen und aus der Liste Field names den Wert „AutoText“ auswählen . Dann unter Field properties >> AutoText name“ den gewünschten Textbaustein wählen (hier: Brieffuß) und auf OK klicken. Das AutoText-Feld ist nun eingefügt. Auf die gleiche Weise ggf. weitere Felder einfügen. Und am Ende das Word-Doc speichern.

Wenn sich nun ein Textbaustein ändert geht man wie folgt vor, um alle Dokumente, zu aktualisieren.

7. Formatvorlage meine-vorlage.dot öffnen. Den Textbaustein ändern, markieren und dann „Insert >> Quick Parts >> Save Selection to Quick Part Gallery“ klicken. Jetzt wieder die gleichen Einstellungen vornehmen wie unter Punkt 2. Word fragt jetzt „Do you want to redefine the building block entry?“. Dies bestätigt man mit OK. Achtung: wenn diese Abfrage nicht kommt, stimmt etwas an dem Eintrag nicht, z.B. wurde der Name nicht exakt so geschrieben, wie beim anlegen des Bausteins! Hat man alle Einträge geändert, speichert man die Formatvorlage.

8. Wenn man unter "Office Kugel >> Word Options >> Display >> Printing options" ein Häkchen bei "Update fileds before printing" setzt, werden die Felder vor dem Ausdrucken automatisch aktualisiert.

Achtung: die Formatvorlage meine-vorlage.dot wird beim Starten von Word nur dann automatisch geladen, wenn man sie in den Word-Startup-Ordner kopiert! Der befindet sich in der Regel unter C:\Users\mein-username\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP

[Renate]

Zitat von Juergen

So, ich habe das Problem....gelöst...
Auf diese Weise alle Textbausteine anlegen und zum Schluss die Formatvorlage speichern.

4. Als nächstes werden die Textbausteine in die jeweiligen Word-Docs eingebaut. Dazu zunächst die Formatvorlage meine-vorlage.dot öffnen. Dann das zu bearbeitende Doc öffnen (hier: briefvorlage.doc).

Hm, entweder verstehe ich den "Trick" nicht, oder ich kann es wegen der englischen Ausdrücke bzw. W 2007 nicht nachvollziehen, weil ich nur W 2000/W 2010 kenne. Ich habe imnmer sämtliche Textbausteined/AutoText in meiner "normal.dot" (W 2000) angelegt und tue das jetzt wieder in der "normal.dotm" ('W 2010). Meine W-Optionen habe ich so angelegt, dass beim Schließen von Word nach z.B. einem neu angelegten AutoText folgende "Fehlermelduing" erscheint:

Die durchgeführten Änderungen haben Auswirkungen auf die Dokumentvorlage Normal.dot. Möchten Sie diese Änderungen speichern?

Ich lasse Änderungen an der normal.dot/dotm bewusst nicht automatisch speichern, weil ich eventuell fabrizierten Unsinn so kontrollieren kann. Die Einstellung unter "Word > Optionen > Erweitert > Speichern"

Bestätigung vor dem Speichern von normal.dot

habe ich also aktiviert.

Wenn ich einen AutoText ändern will, tue ich das in der Weise, dass ich ihn aufrufe und ändere. Beim Speichern als AutoText unter dem ursprünglichen Namen erhalte ich dann die Anfrage:

Möchten sie den Eintrag für den Baustein neu definieren?

Die neuen Dokumente, die ich in Word erstelle, basieren alle auf "normal.dotm". Sie enthalten daher – ohne dass es einer Übertragung bedarf – sämtliche Textbausteine/AutoText-Einträge. "BuildingBlocks (dotx)" verwende ich nicht.

Die normal.dotm wird dadurch auch nicht besonders aufgebläht. Obwohl meine etliche Grafiken enthält, sit sie nur 47 KB groß.

Das erscheint mir sehr viel einfacher als Dein Verfahren.