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Kostenlose Web-Konferenzen mit dimdim

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Seit einiger Zeit arbeiten wir in der Regionalgruppe Frankfurt daran, unsere Vorträge via Internet einem breiteren Publikum zugänglich zu machen. So sollen auch Mitglieder teilnehmen können, die z.B. aufgrund weiter Wege oder aus gesundheitlichen Gründen nicht zum Treffen kommen können, eine Gelegenheit zu Teilnahme bekommen.
Unsere bisherigen Versuche haben noch nicht zu einem befriedigenden Ergebnis geführt. Versuche, das vom Beamer auf eine Leinwand projizierte Bild des Notebook-Displays per Webcam zu übertragen, scheiterte an der schlechten Bildqualität. Nur sehr große Schrift ließ sich bei dieser Methode noch lesen. Beim nächsten Versuch verwendeten wir einen hochwertigen Camcorder, der das Video auf Mini-DVD aufzeichnete. Der Nachteil bei dieser Methode: Die Mini-DVD musste alle 20 bis 30 Minuten gewechselt werden und eine Liveübertragung war nicht möglich, da die Kamera nicht gleichzeitig aufnehmen und wiedergeben konnte. Im nächsten Schritt haben wir dann versucht den Bildschirminhalt direkt zu übertragen. Dies gelang auch durch Einsatz der Software Manycam, die den Desktop direkt als Videoquelle in zu dem kostenlosen Dienst Zaplive.tv übertragen konnte. Das Ergebnis war ausreichend, um z.B. bei der Vorführung von Netbooks die Geräte zu zeigen. Texte auf dem Notebook waren dagegen nicht mehr lesbar. Die Auflösung, die Zaplive.tv bei der Übertragung zulässt, ist dafür zu gering. Unproblematisch war dagegen in allen Fällen die Übertragung des Tons. Zumindest dieser Teil des Vortrags war in guter Qualität zu empfangen.

Webkonferenz

Der jüngste Versuch war dagegen vielversprechend. Zum Einsatz kam der Online-Dienst von Dimdim. Dimdim bietet auf seinen Servern die Veranstaltung von Webkonferenzen an. Eine solche Webkonferenz ermöglich das gleichzeitige übertragen von verschiedenen Quellen:

  • den Desktop des Moderators
  • ein Whiteboard auf dem alle Teilnehmer schreiben oder malen können
  • eine Webcam
  • Ton vom Moderator und anderen Teilnehmern (z.B. über ein Headset)
  • Dateien z.B. in den Formaten Acrobat PDF oder Microsoft Word
  • Webseiten

Hierdurch können bei einem Vortrag Teilnehmer, die sich in die Webkonferenz eingeloggt haben nicht nur sehen, was der Vortragende auf seinem Bildschirm sieht, sie hören auch gleichzeitig den Vortrag. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Fragen zu stellen. Dazu gibt es einen öffentlichen Chat, der parallel zu der Konferenz läuft. Weiterhin hat der Moderator der Konferenz – in der Regel der Vortragende – die Möglichkeit, bei bis zu drei Teilnehmern gleichzeitig deren Mikrofon freizugeben. Fragen oder Kommentare, die diese einbringen, werden dann an alle übertragen.

Die Benutzung von dimdim ist recht einfach. Um selber eine Web-Konferenz zu veranstalten, benötigt man lediglich einen Account bei dimdim.org – eine Aufgabe, die in zwei Minuten erledigt ist. Diesen gibt es mit verschiedenen Leistungsmerkmalen und Preisen. Die kleinste Ausführung gestattet die Teilnahme von maximal 20 Personen, bietet die Einbindung einer Webcam und gestattet bis zu drei weiteren Teilnehmern ein Mikrofon zuzuteilen und ist kostenlos.

Um einen solchen Account einzurichten, geht man auf die Startseite von Dimdim und klickt dort auf den Button „Signup Free“ in der rechten oberen Ecke. Auf der folgenden Seite wählt man das rechte Paket „Free“ und klickt auf den „Signup“-Button. In die folgende Eingabemaske trägt man seine Dimdim-ID ein – dies ist ein selbstgewählter Benutzername unter dem man sich künftig einloggt, um eine Konferenz abzuhalten und der anderen das Auffinden des virtuellen Konferenzraumes ermöglicht. Jetzt nur noch eine gültige E-Mail-Adresse und ein Passwort eintragen und nach einem Klick auf den „Create Account“-Button ist die Anmeldung abgeschlossen. Wer den Dimdim-Newsletter nicht beziehen möchte, kann vorher noch das Häkchen neben „Subscribe to news and updates at Dimdim“ entfernen.Wenige Minuten später erhält man eine Bestägigungsmail und kann sofort loslegen.

Konferenzveranstalter

Zunächst loggt man sich in den eben angelegten Account ein. Dazu klickt man auf der Dimdim-Startseite auf „Host Meeting“ und trägt auf der Folgeseite seine Dimdim-ID und das dazugehörige Passwort ein.

Anmeldeseite für den Konferenzleiter (bei Dimdim „Host“ genannt)

Anmeldeseite für den Konferenzleiter (bei Dimdim „Host“ genannt)

Nach einem Klick auf „Sign In“ gelangt man zunächst auf eine Testseite. Dort wird geprüft, ob der benutzte Browser alle technischen Voraussetzungen erfüllt, um an der Konferenz teilnehmen zu können. Wenn dies der Fall ist, leitet die Seite automatisch weiter und man gelangt direkt in den Konferenzraum.

Dimdim-Testseite

Dimdim-Testseite (die drei grünen Haken zeigen, dass alle Anforderungen erfüllt sind)

Technische Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Web-Konferenz bei dimdim
  • Betriebssystem: Linux, Windows 2000/XP/2003/Vista, Mac
  • Browser: Firefox 1.5/2.x/3.x, Internet Explorer 6 & 7, Safari 2 & 3
  • Adobe Flash Player, Version 9 oder höher
  • Dimdim Plug-in um den eigenen Desktop-Bildschirm zu übertragen (zur Zeit nur für Windows und Mac OS/X verfügbar); nicht erforderlich wenn man nur zuschauen aber nicht den eigenen Desktop übertragen möchte.
  • Optional: Mikrofon und Webcam zur Bild und Tonübertragung

 

 

 

 

 

 

 

Dort angekommen klickt man noch einmal auf den Button “Host Meeting” und erhält nun das Konfigurationsfenster. Dort kann man einen Namen für die Konferenz eingeben, sowie ein Agenda. Weiterhin ist es möglich Teilnehmer einzuladen, indem man ihre E-Mail-Adresse einträgt. Für Konferenzen mit Zugangsschutz trägt man hier auch den bereits erwähnten Meeting Key ein. Hinter dem zweiten Tab “Features” findet man diverse technische Einstellungen. Dort kann man alle Features von dimdim an- oder abschalten, so z.B. den öffentlichen Chat oder Mikrofon und Webcam. Aber auch die Quellen, die in der Webkonferenz zur Verfügung stehen sollen, können hier bei Bedarf deaktiviert werden. So lässt sich die Teilnehmerliste ausblenden oder die Aufnahmefunktion abschalten. Ebenso wird die Meetinglänge hier eingetragen. Nach Ablauf dieser Zeit fragt dimdim zunächst nach, ob das Meeting verlängert werden soll, andernfalls wird die Konferenz automatisch beendet. So vermeidet man, dass unbemerkt eine Konferenz weiterläuft und eventuell ungewollt Ton oder Bild gestreamt werden, während man eigentlich unbeobachtet arbeiten möchte.

Dimdim Konfigurationsfenster für allgemeine Einstellungen

Konfigurationsfenster für allgemeine Einstellungen

Dimdim-Einstellungen für Quellen und andere Features

Einstellungen für Quellen und andere Features

Der dritte Tab “Dial-in” ist für Telefonkonferenzen und für unseren Anwendungsfall nicht von Interesse. Nachdem man alle Einstellungen vorgenommen hat, startet man die Webkonferenz durch einen klick auf “Start”. Nach wenigen Sekunden erscheint die Kontrollseite. Hier findet der Moderator alle notwendigen Elemente um die Konferenz zu steuern.

Kontrollcenter für eine Webkonferenz

Kontrollcenter für eine Webkonferenz

In der linken Spalte können die gewünschten Quellen ausgewählt werden. In der Mitte befindet sich der sogenannte Collaborating Workspace und in der rechten Spalte befindet sich der öffentliche Chat. Soll nun z.B. das Whiteboard einblendet werden, so klickt man auf die Schaltfläche “Whiteboard” und der mittlere Teil des Fensters schaltet um.

Whiteboard mit Texten und Zeichnungen verschiedener Teilnehmer

Whiteboard mit Texten und Zeichnungen verschiedener Teilnehmer

Hier können nun alle Teilnehmer Texte schreiben oder kleine Skizzen anfertigen, Dafür stehen die üblichen Zeichenelemente wie Stift, Textbox, Linien, Quadrate, Dreicke etc. zur Verfügung. Unten rechts befindet sich eine kleine Navigationsleiste mit der man seitenweise blättern kann. Ist also ein Board vollgeschrieben oder -gemalt, so klickt man einfach eine Seite weiter und hat eine neue Fläche zur Verfügung. Der Inhalt der alten bleibt erhalten und man kann jederzeit zurückblättern. Durch einen Klick auf das kleine Schloss unten kann der Moderator jederzeit das weitere Bearbeiten des Whiteboards unterbinden.

Wesentlich interessanter ist die Funktion des Screen Sharings. Mit einem Klick auf “Computer Screen” wird das Zusatzprogramm Screencaster gestartet (das ist auch das einzige, was man installieren muss) und ab sofort sehen alle Teilnehmer der virtuellen Konferenz den eigenen Bildschirm. Ist an dem PC ein zweiter Monitor angeschlossen, auf den der Windows-Desktop erweitert ist, so wird dieser nicht übertragen. Das ist sehr hilfreich, wenn man beispielsweise den Chat im Auge behalten möchte. Diesen muss man ja nicht auch noch per Stream übertragen, denn den sieht ohnehin jeder Teilnehmer direkt.

User-Anschicht des Desktop des Moderators

So sehen Konferenzteilnehmer den Desktop des Moderators (Originalauflösung des Moderator-Bildschirms: 1280x800)

Neben dem eigenen Bildschirm kann man auch bestimmte Dateien teilen. Klickt man auf “Documents”, so kann man eine Powerpoint oder PDF-Datei auf den Server geladen und allen Teilnehmern zeigen, ohne, dass diese Powerpoint Acrobat Reader benötigen. Sofern der Moderator dies erlaubt, kann können – genau wie beim Whiteboard - alle Teilnehmer Anmerkungen dazu schreiben. Dabei wird jedoch nicht die Originaldatei verändert! Will man diese Änderungen dokumentieren, so sollte man die Aufnahmefunktion von dimdim nutzen. Dazu genügt ein Klick auf den “Record”-Knopf oberhalb des Workspace. Ab diesem Moment speichert dimdim alles was in der Konferenz geschieht. Nach Ende der Konferenz erhält man die Möglichkeit diese Aufzeichnung als Flashdatei zu bekommen. Dazu wandelt dimdim die Aufzeichnung in das Flashformat und sendet dem Moderator eine E-Mail, sobald die Umwandlung abgeschlossen ist. Je nach Länge der Aufnahme dauerte dies bei unseren Tests zwischen einigen Stunden und über zwei Tagen. Also nicht ungeduldig werden, wenn die Mail nicht kurzfristig kommt. Die Mail enthält jeweils einen Link zum online betrachten oder herunterladen der Bildschirmaufnahme und des öffentlichen Chats. So erhält man ein vollständiges Protokoll der Veranstaltung.

Powerpoint-Datei mit Anmerkungen eines Teilnehmers

Powerpoint-Datei mit Anmerkungen eines Teilnehmers (der schwarze Pfeil und der Text links daneben)

Ein weiteres interessantes Feature ist das gemeinsame Surfen auf Webseiten. Dazu klickt man auf den Button “Web Pages” und gibt im folgenden die URL ein, die gemeinsam besucht werden soll. Dimdim synchronisiert nun alle Teilnehmer, so dass diese alle die gleiche Webseite sehen. Da hier nicht der Bildschirminhalt des Moderators übertragen wird, sondern nur die Browser synchronisiert werden, funktioniert diese Technik nicht, wenn Seiten besucht werden sollen, für die ein Login erforderlich ist. Es ist also problemlos möglich, gemeinsam auf den öffentlichen Seiten von auge.de zu surfen. Der passwortgeschützte Mitgliederbereicht ist dagegen nicht erreichbar. Will man solche Seiten vorstellen so muss man wieder auf “Computer Screen” wechseln und dann kann der Moderator mit seinem Browser die geschützten Seite betreten und die anderen Teilnehmer zuschauen lassen.

Konferenzbesuch

Und wie kommen nun die Teilnehmer in eine Konferenz? Ganz einfach: Wurde man vom Veranstalter per E-Mail eingeladen, so genügt ein Klick auf den Link in der Einladungsmail und man gelangt automatisch auf die Anmeldeseite. Dort trägt man nur noch seinen Namen ein und eventuell einen "Meeting Key" - das Passwort, das der Leiter der Konferenz beim Einrichten festgelegt hat, damit nur Befugte an der Konferenz teilnehmen können. Wurde kein Passwort angelegt, so kann jeder teilnehmen, der den Raumnamen kennt. Anschließend kommt man auf die Testseite, die auch zu sehen ist, wenn man eine Konferenz hosten will. Nach bestandenem Test geht es automatisch weiter zum Konferenzraum.

Eine andere Möglichkeit, um in einen Konferenzraum zu gelangen, besteht darin, dass der Raumname und ein Passwort zum Betreten z.B. auf einer Webseite für einen größeren Teilnehmerkreis bekanntgegeben wurde. In diesem Fall geht man auf die Startseite von dimdim und klickt dort auf den Button "Join Meeting". Gibt in das Feld "Meeting Room" den Namen des Konferenzraumes und seinen eigenen Namen ein, dann klickt man auf "Join". Eventuell folgt auch hier noch die Abfrage des "Meeting Key", bevor man in den Raum geleitet wird. Dort angekommen, kann man noch einstellen, ob man ein angeschlossenes Mikrofon und eine Webcam aktivieren möchte. Wenn man dies tut gibt es die Möglichkeit, vom Konferenzleiter zugeschaltet zu werden. Man kann so zum Beispiel fragen stellen oder Kommentare abgeben. Ebenso wie der Ton des Leiters, wird auch dies an alle Teilnehmer übertragen. Maximal drei Teilnehmer können gleichzeitig ihr Mikrofon vom Konferenzleiter zugeschaltet bekommen. Ansonsten gibt es zur Kommunikation noch die Möglichkeit des öffentlichen Chats in der rechten Spalte. Zusätzlich gibt es - falls dies vom Konferenzleiter zugelassen wurde - auch die Möglichkeit eines privaten Chats. Dieser ist dann nicht für alle Teilnehmer sichtbar.

Fazit

Beim ersten großen Testlauf gab es zwar mehrfach Probleme mit der Übertragung. Zum Teil lag die aber offenbar nicht an Dimdim, sondern an der eingesetzten Hardware. Dagegen war die Internet-Verbindung mit dem Fonic-Stick über UMTS sehr stabil und erlaute eine Übertragung in guter Qualität. Auch die Aufnahme der Veranstaltung ist in brauchbarer Qualität von Dimdim bereitgestellt worden. Allerdings nicht in der vollen Bildschirmauflösung wie beim Livestreaming. Die Auflösung war deutlich reduziert, aber immer noch gut erkennbar – deutlich besser als bei Zaplive.tv. Das Bereitstellen der Flashdatei des ersten, gut 60-minütigen, Teils des Workshops dauerte allerdings gut zwei Tage. Der deutliche kürzere zweite Teil, der nach dem Notebook-Absturz aufgenommen, stand dagegen bereits am nächsten Morgen zum Download bereit. Da wir nur den kostenlosen Service von Dimdim genutzt haben, ist eine solche Wartezeit aber völlig in Ordnung. Alles in allem ist Dimdim bisher die interessanteste Lösung für gemeinsame Workshops oder Vorführungen. Den Test werden wir auf jeden Fall mit besserer Ausstattung wiederholen, um zu sehen, ob sich die Stabilität verbessern lässt.

Links:

Dimdim (englisch): http://dimdim.com
Manycam (englisch): https://manycam.com/
Zaplive.tv (englisch): http://zaplive.tv