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Das Online-Büro mit Google

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Google Mail, Google Kalender und Google Text & Tabellen können ein komplettes Online-Büro bieten. Mit dem Kalender bietet Google bereits seit längerem einen Terminplaner an, den mehrere Personen gleichzeitig nutzen können. Text & Tabellen bietet jetzt außerdem eine Möglichkeit, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation über den Browser im Internet zu nutzen. Das Programm erlaubt auch die gemeinsame Arbeit mehrerer Anwender an einem Dokument.

Beide Programme sind in 13 verschiedenen Sprachen verfügbar, auch in Deutsch. Beste Voraussetzung, sich das Ganze einmal näher anzuschauen.

Um die Google-Zusätze nutzen zu können, ist ein Google-Konto erforderlich. Google versichert, dass die Daten, die auf den Servern der Firma vorgehalten werden, absolut vertraulich behandelt werden. Trotzdem bleibt aber offen, ob die Daten auch in Zukunft sicher sein werden. Wer also ein ausgeprägtes Sicherheitsbedürfnis hat, sollte sich genau überlegen, wie stark er sich hier vernetzen möchte. Das gilt natürlich insgesamt für den Gedanken des mobilen Büros: Inwieweit möchte man seine Korrespondenzen - über die E-Mail hinaus - irgendwelchen Servern im Internet anvertrauen, Datenschutzerklärungen hin oder her.

E-Mail per Google
Google Mail ist in Deutschland immer noch in der Beta-Phase, steht jedoch allen Benutzern zur Verfügung und läuft eigentlich reibungslos. Wer sich registriert hat, dem stehen die Vorzüge dieses Mail-Dienstes mit seinem riesigen Speicherplatz (derzeit 6467 MB) und den gewohnt guten Suchfunktionen kostenlos zur Verfügung.

Die Oberfläche des elektronischen Brieffachs ist zwar übersichtlich, aber etwas gewöhnungsbedürftig. Ankommende E-Mails landen, wie es sich gehört, im Posteingang. Damit man alle Nachrichten wiederfindet, bietet Google Mail die gewohnten Suchmöglichkeiten an. Nach Eingabe von Schlüsselwörtern im Suchfeld werden nach wenigen Augenblicken alle Nachrichten angezeigt, die die eingegebenen Suchkriterien erfüllen.

Nachrichten, die wichtig sind, können mit einem Stern markiert werden. Auf Wunsch zeigt Google Mail nur markierte Nachrichten an. Um die E-Mails zu organisieren können diese mit einem Label versehen werden. Sie werden dann automatisch nach Label sortiert und gesammelt. Wer hier ordentlich strukturiert, findet auch bei einer größeren Anzahl von E-Mails oder Dokumenten das Gewünschte schnell wieder, zumal leicht konfigurierbare Filter hier gute Arbeit leisten können. Der Kontozugriff ist per POP oder IMAP möglich.

Spam- und Viren-Mails werden von einem leistungsstarken Mail-Filter vorsortiert und in einem eigenen Ordner abgelegt. Was nicht von Hand gelöscht wurde, wird automatisch nach 30 Tagen entsorgt.

Kontakte kann man aus eingegangenen E-Mails ins Adressbuch übernehmen oder aus anderen Adressbüchern, etwa aus Outlook oder Outlook Express, importieren, sofern sie im CSV-Format vorliegen.

Google Mail bietet natürlich die Möglichkeit, Nachrichten auch mit einem Mail-Programm vom Mail-Server herunter zu laden oder an ein anderes E-Mail-Konto weiterzuleiten.

Diese Funktionen sind alle nicht außergewöhnlich, auch nicht für einen kostenlosen E-Mail-Dienst. Das Besondere an Google Mail ist wohl eher die Vernetzungmöglichkeit mit Terminkalender und Text- & Tabellenverarbeitung, die man sonst nur vom Office-Paket von Microsoft oder anderen, weitaus umfangreicheren Softwarepaketen kennt.

Der Google-Kalender
Ein Online-Terminkalender ist eine praktische Einrichtung. Der besondere Vorteil des Google Kalenders ist, dass er in andere Google-Funktionen integriert ist. Man kann also an jedem beliebigen Internet-PC Termine verwalten, anderen Personen Zugriff darauf gewähren und per E-Mail sogar Einladungen zu bestimmten Ereignissen verschicken. Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit zur Integration öffentlicher Kalender. Das bedeutet, dass man Termine aus anderen Kalendern im Internet in den eigenen übernehmen kann. So wäre es beispielsweise möglich, die Termine anderer Mitglieder einer Arbeitsgruppe einfach in den Kalender einzutragen. Dazu müssen diese einen Kalender freigeben und damit für andere Benutzer zugänglich machen.

Der Google Kalender sieht auch einen Datenimport aus anderen Programmen wie beispielsweise Microsoft Outlook vor. Für die Übernahme der Kalenderdaten müssen diese allerdings im iCal-oder CSV-Format vorliegen. Der Export von Dateien über den Webkalender ist allerdings nicht möglich. Hier muss man andere Wege suchen. Es ist möglich, den Kalender als xml, iCal oder html-Adresse zu beziehen. Der kostenlose Desktop-Terminplaner "Sunbird" aus der Mozilla-Familie kann die Kalenderdaten abonnieren, allerdings kann er momentan keine Termine zum Google-Kalender zurücksenden. Das entsprechende Plug-In existiert, arbeitet aber nur mit älteren Sunbird-Versionen zusammen. Die Verwendung des Google Desktop erlaubt den Zugriff auf den Kalender ohne Browser, ist aber in seinen Funktionen sehr eingeschränkt.

Interessant ist auch die Suchfunktion, mit der im Web nach öffentlichen Kalendern gesucht werden kann. Ergibt die Suche nach einem x-beliebigen Thema einen Treffer, kann man sich mit einem Klick auf Vorschau ansehen, wie der jeweilige Kalender aussieht. Entspricht er den Erwartungen, integriert man ihn mit einem Klick auf die Schaltfläche “Kalender hinzufügen” in den eigenen. So kann man beispielsweise Bundesligatermine finden, Ferientage, Konzert- oder Veranstaltungskalender.

Mit dem Google Kalender lassen sich für die Termine auch Einladungen verschicken. Man kann diese Funktion gleich beim Eintragen eines Termins aktivieren oder sie nachträglich einstellen. Beim Definieren eines Termins erscheint neben den Daten ein Feld, über das man Gäste hinzufügen kann, bis zu 100 E-Mail-Adressen, durch Komma getrennt. Auf Einladungen reagieren kann allerdings nur, wer einen Google-Account besitzt. Schlaue Werbestrategie von Google.

Text & Tabellen
Text & Tabellen ist ein kostenloses, webbasiertes Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramm von Google. Mit ihm kann man allein oder auch zusammen mit anderen Personen Dokumente bearbeiten. Auf diese Weise ist es zum Beispiel möglich, Aufgaben in einer Gruppe gemeinsam zu lösen, vom Arbeitsplatz aus die Einkaufsliste auf dem Rechner daheim abzurufen oder gemeinsam mit den Kollegen ein Projekt zu bearbeiten. Um Text & Tabellen verwenden zu können, wird ebenfalls ein Google-Konto benötigt.

Es werden diverse Grundfunktionen zur Verfügung gestellt:

Objekte in ein Dokument einfügen
Ein Textdokument kann verschiedene Objekte wie beispielsweise Bilder, Kommentare oder Tabellen aufnehmen.

Bearbeitungszustände prüfen
Text & Tabellen führt automatisch und regelmäßig Zwischenspeicherungen der Dokumente durch. Dabei überschreibt das Programm nicht die vorherigen Versionen, sondern hält die verschiedenen Bearbeitungszustände auch später noch bereit.

Zusammenarbeiten und veröffentlichen
Die interessanteste Funktion von Text & Tabellen ist die Möglichkeit, ein Dokument zusammen mit anderen Personen online zu bearbeiten.
Dazu muss es erst freigeben werden. Dann können Personen eingeladen werden, das Dokument zu lesen oder daran mitzuarbeiten. Dazu werden einfach deren E-Mail-Adressen durch Kommas getrennt in ein Eingabefeld geschrieben und somit per E-Mail eingeladen. Damit ist das Dokument gleichzeitig auch zur Zusammenarbeit freigegeben.
Man kann die Textdatei auch im Internet oder in einem Blog der Allgemeinheit zugänglich machen. Das Dokument bekommt dann eine eindeutige Webadresse bei Google.com, die man Freunde und Kollegen senden kann.

Dateien hochladen und bearbeiten
Wie der Name Text & Tabellen schon sagt, kann man damit auch Tabellen bearbeiten. Um eine bereits bestehende Tabelle zu modifizieren, muss diese zunächst auf den Google-Server übertragen werden. Das gilt übrigens nicht nur für Tabellen: Auch Textdokumente aus den gängigen Textverarbeitungsprogrammen lassen sich so zentral auf dem Server ablegen. Man muss nur folgendes beachten:

Dokumente
Jedes Dokument kann bis zu 500 KB groß sein, zuzüglich weiteren 2 MB pro eingebettetem Bild.

Sie können Dokumente in einem der folgenden Dateiformate hochladen:

  • HTML
  • Nur Text (.txt)
  • Microsoft Word
  • .rtf
  • OpenOffice (.odt)

  Für jeden Nutzer besteht ein Limit von insgesamt 5000 Dokumenten und Präsentationen und 5000 Bildern.

Tabellen
  Für eine Tabelle gibt es folgende Limits (je nachdem, was zuerst eintritt): 10.000 Zeilen, 256 Spalten, 100.000 Zellen, 40 Tabellenblätter.
  Für jeden Nutzer besteht ein Limit von 1000 Tabellen.
  Es können maximal elf Tabellen gleichzeitig geöffnet sein.
  Sie können Tabellen bis zu einer Größe von ungefähr 1 MB in den Formaten xls, csv, ods, txt, tsv oder tsb importieren.

Präsentationen
  Sie können Präsentationen bis zu 10 MB Größe im .ppt- und .pps-Dateiformat von Ihrem Computer importieren.
  Präsentationen bis zu einer Größe von 2 MB können Sie aus dem Web hochladen, indem Sie die URL einer Datei angeben.
  Per E-Mail eingesendete Präsentationen dürfen maximal 500 KB groß sein.
  Für jeden Nutzer besteht ein Limit von insgesamt 5000 Dokumenten und Präsentationen und 5000 Bildern.

Archivierung
  Dokumente, mit denen man nicht mehr arbeitet, können ins Archiv verschoben werden. Die Objekte im Archiv erscheinen nicht in der Dokumenten-Übersicht. Will man Sie sie später wieder einmal hervorholen, kann man sie einfach per Klick wieder anzeigen lassen und auch bei Bedarf wieder aktivieren.

Strukturierung
  Ein Dokument mit einem Tag versehen. Ein Tag ist bei Text & Tabellen eine Kategorie, der dieverschiedenen Dokumente zugeordnet werden können. Jedes Dokument kann mehreren Kategorien zugeordnet werden. Die Bezeichnungen aller Tags, zu denen das Dokument gehört, stehen rechts
  neben dem Dokumentennamen. So kann man auch bei einer stetig anwachsenden Zahl von Dokumenten den Überblick bewahren.

Speichern
  Das erstellte Dokument für andere Anwendungen zu speichern ist kein Problem. Ob als Word-, OpenOffice- reine Textdatei oder auch als PDF, hier werden alle Möglichkeiten geboten. Und wer von unterwegs schnell eine Datei verschicken muss, kann das in jedem gewünschten Format direkt mit wenigen Mausklicks.

Einschränkungen
  "Fortgeschrittene" Funktionen der Textverarbeitung wie das Arbeiten mit Feldfunktionen oder das Erstellen von Serienbriefen ist in Google Text & Tabellen leider nicht möglich. Allerdings kann man - von unterwegs - alles für ein großes Mailing vorbereiten, indem man Anschreiben und Adressen schon bearbeitet. Auch ausgefeilte Layouts aus Word- oder OpenOffice-Dateien sollten nur mit Vorsicht bearbeitet werden. Hier fehlt einfach der Funktionsumfang der "echten" Programme auf dem heimischen Rechner.

  Nicht alles lässt sich also mit der eierlegenden Wollmilchsau erledigen. Wer mitarbeiten soll im Team, muss bei Google angemeldet sein, eine Einschränkung die sie verschmerzen lässt, kann man doch als Mitglied der großen Google-Community Möglichkeiten entdecken, die dem "Normalsurfer" entgehen. Leider wäre somit der Zeitgewinn, den man durch die Möglichkeit erlangt, immer und überall zu arbeiten, gleich wieder aufgebraucht. Wink