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Stampit – die PC-gestützte Frankiermaschine der Deutschen Post

Druckversion
(Hinweis: Zum 30.9.2011 wird das Produkt eingestellt. Das Nachfolgeprodukt heißt "E-Porto Add-In" und ist nur  für Microsoft Word 2003, 2007 oder 2010 verfügbar)

Die hat allerdings ihr Kerngeschäft, den Versand von Post, in letzter Zeit etwas vernachlässigt. Allzu oft bekommt man in Post-Filialen oder Post-Agenturen nicht das gewünschte Produkt, sprich: es gibt nicht die Briefmarke(n), die man gerne hätte. Oder man bekommt nur Heftchen mit mehreren Marken, die man vielleicht gar nicht haben will.

Seit einigen Jahren gibt es zur traditionellen Briefmarke die Alternative aus dem Internet: STAMPIT (Schreibweise der Deutschen Post) heißt der Self-Service der Deutschen Post, wie so oft ein englischer Begriff der so viel wie „frankiere es“ heißt. Bis vor ungefähr einem Jahr nur Besitzern von Kreditkarten zugänglich, lässt sich dieser Service mittlerweile bequem per Lastschriftverfahren nutzen und hat somit seinen Kundenkreis erweitert. 

 

Unterschiedliche Modelle für unterschiedliche Nutzer stehen zur Verfügung: Der Gelegenheits-Portoverbraucher kann auf eine Online-Version zurückgreifen und sich so bequem Porto ausdrucken, ohne Software installieren zu müssen. Wer öfter einmal Porto braucht oder die bequeme Integration in die Serienbrieffunktion von Textverarbeitungsprogrammen wünscht, kann zwei Kaufversionen herunterladen, die sich an Privat- bzw. Geschäftskunden richtet. Während die Online-Version kostenlos genutzt werden kann, bezahlt man für die Software-Versionen 9,50 Euro (STAMPIT HOME) bzw. 83,50 Euro (STAMPIT BUSINESS) Lizenzgebühr. Werfen wir doch erst einmal einen Blick auf die Online-Version von STAMPIT.

STAMPIT WEB

Wer sich einen ersten Überblick verschaffen möchte, kann unter http://www.deutschepost.de anschauen, wie es funktioniert. Hier findet man die Eingabemaske für Absender und Adressaten. Direkt auf einen Briefumschlag oder einen Aufkleber gedruckt, hat man so einen komplett adressierten Brief nach „Postvorschrift“.

 

Eingabemaske von Stampit-Web

 

Die Benutzeroberfläche ist recht einfach. Außer der Eingabe von Absender und Adressat (hat man die Postleitzahl nicht zur Hand, kann man sie noch schnell ermitteln) kann hier auch die Art des Produktes ausgewählt werden. Das richtige Porto wird dabei automatisch ausgerechnet. Päckchen und Pakete sind übrigens 1 Euro billiger als in der Filiale! Am Schluss muss man noch auswählen, auf was man ausdruckt: Eine Fülle von Etiketten verschiedener Firmen sind hier genauso aufgelistet wie Briefumschläge oder einfach ein DIN A4-Blatt. Über die Schaltfläche „Druckvorschau“ kommt man zu einer Vorschau des Porto-Ausdrucks:

Stampit Vorschau eines Porto-Ausdrucks

Jetzt empfiehlt sich der Testdruck: Da das Porto über den Adobe Acrobat Reader ausgegeben wird, muss vorher getestet werden, ob die richtige Version (ab Acrobat Reader 6.05) auf dem Rechner vorhanden ist. Ein Fenster öffnet sich (Popup-Blocker beachten!) und zeigt an, ob die Reader-Version geeignet ist oder nicht. Nachdem man das Fenster geschlossen hat, kann man fortfahren und das Porto endgültig ausdrucken (in der Testversion erscheint nur eine ungültige Frankierung). Und das war's dann auch schon von der technischen Seite.

Anmelden und Portokasse einrichten

Die Benutzung von STAMPIT erfordert eine Registrierung und Aktivierung des Accounts und das Auffüllen der Portokasse. Man registriert sich also unter Angabe der eigenen Adressdaten und einer gültigen E-Mailadresse. Einige Tage später geht einem dann postalisch ein Starter-Kit zu, in dem sich ein Satz Adressaufkleber von HERMA und Freiumschläge für das Rücksendeformular im Fall falsch ausgedruckter Postwertzeichen befindet. Anschließend bekommt man eine Begrüßungsmail von STAMPIT und einen Aktivierungslink. Hat man den Account aktiviert, kann man auch gleich loslegen: STAMPIT WEB-Kunden können in der Woche bis zu 50 Euro Porto ausdrucken. Die Post verwendet ausschließlich das Lastschriftverfahren für das Auffüllen der Portokasse. Das geht schnell und bequem, das Guthaben wird sofort gutgeschrieben, ohne Bonitätsprüfung. Hier muss der Nutzer von STAMPIT übrigens aufpassen: Es werden keine Quittungen über einzelne Portoausdrucke erstellt, sondern von den Einzahlungen in die Portokasse. STAMPIT WEB-Benutzer müssen sich den Beleg sofort nach der Aufladung ausdrucken.

Fehler sind kein Problem

Anfangs ist die Verwendung vor allem der Druckvorlagen möglicherweise ein Problem. Jedes Porto lässt sich - natürlich – nur einmal ausdrucken, aber was tun, wenn aus Versehen der Briefumschlag falschrum im Drucker lag oder sogar ein Papierstau die Hälfte des Ausdrucks verschluckt hat? Das ist kein Problem. Unter „Rückerstattung“ kann man sich ein Formular ausdrucken, das man zusammen mit dem Fehldruck in einem der Freiumschläge, die man zugeschickt bekommt, an die Deutsche Post AG einsendet. Der Betrag wird dann zügig wieder in die Portokasse gutgeschrieben.

Der PC als persönliche Frankiermaschine

Will man mehr als nur gelegentlich mal einen Briefe oder ein Päckchen frankieren ist es mit der Web-Version nicht getan. Schon das Verschicken von einem Dutzend Einladungen beispielsweise wird damit so aufwändig, dass man wahrscheinlich doch lieber in der Postfiliale vorbei schaut und versucht, ein paar der offenbar sehr raren (Anmerkung: es ist mir innerhalb der letzten 2 Jahre dreimal passiert, dass ich – in verschiedenen Postfilialen - nicht die gewünschte Menge oder Portostufe selbstklebender Marken erhalten habe) selbstklebenden Briefmarken zu ergattern und die Briefe auf die traditionelle Weise freizumachen. Hier bietet sich die Home-Version von STAMPIT an. Gegenüber der Web-Version wird diese fest auf dem PC installiert und bietet etliche nützliche Zusatzfunktionen. So lässt sich beispielsweise ein Outlook-Adressbuch integrieren oder Serienbriefe mit Microsoft Word oder Staroffice automatisch frankieren. Da sich sogar eine elektronische Briefwaage anschließen lässt, kann diese Software sogar für Freiberufler oder kleine Gewerbetreibende interessant sein – zumindest solange der wöchentliche Portobedarf nicht über 50 Euro liegt.

Die alternative Frankiermaschine für das Büro

Wer einen höheren Verbrauch hat, oder häufiger Zusatzleistungen wie Einschreiben oder Nachnahme versendet und dafür Einlieferungslisten benötigt, für den ist STAMPIT-Business die richtige Wahl. Der Funktionsumfang ist gegenüber der Home-Version deutlich erweitert. So lassen sich in den Labeldruck Zusatzleistungen oder ein Werbeaufdruck integrieren. Einlieferungslisten für die Produkte Infobrief oder Infopost können erstellt werden. Weiterhin bietet das Programm eine Zuordnung aller Frankiervorgänge im Journal, so lassen sich die Kosten unter anderem auch Kostenstellen oder Projekten zurechnen. Eine Netzwerkinstallation ermöglicht die gemeinsame Nutzung von mehreren Arbeitsplätzen aus. Und eine Schnittstelle zu Branchensoftware bindet STAMPIT nahtlos Programme wie PC Kaufmann von Sage KHK, zahlreiche Lexware-Anwendungen oder die bekannte GS-Software von Gandke Schubert ein.

Einen Vergleich der Leistungsmerkmale der verschiedenen STAMPIT-Versionen bietet diese Webseite der Deutschen Post.

STAMPIT Business in der Praxis

Während die Bestellung der Softwarelizenz ein klein wenig umständlich ist – man bestellt über den Online-Shop der Post und muss sich später separat anmelden, um die zugesandte Lizenz freizuschalten – verläuft die Installation der Software reibungslos. Nach wenigen Minuten ist STAMPIT auf dem Rechner installiert. Nach erfolgter Freischaltung und erstmaligem Aufladen der Portokasse kann man loslegen. Öffnet man nun Word so sieht man zwei neue Schaltflächen in der Toolbar.

 

Mit der rechten kann man sich den aktuellen Stand seiner Portokasse anzeigen lassen. Dies ist vor allem wichtig, wenn man Serienbriefe erstellen und freimachen will. Reicht der Inhalt der Portokasse nicht aus, verweigert STAMPIT den Dienst, bis man den Betrag entsprechend aufgestockt hat – was, wie schon erwähnt, sofort online per Lastschrifteinzug möglich ist. Die linke Schaltfläche dient dazu, eine Frankatur zu erstellen.

 

Dazu markiert man in dem Word-Dokument die Empfängeradresse (Bild links) und klickt mit der Maus auf die Schaltfläche. Es erscheint dann eine Maske, in der man die gewünschte Portostufe und etwaige Zusatzleistungen auswählt (Bild rechts). Hier kann man auch noch Korrekturen an der Adresse vornehmen, einen Eintrag aus dem Adressbuch wählen oder nach der Postleitzahl suchen.

 

Nach einem Klick auf „OK“ erstellt STAMPIT dann die Frankatur – passend für den Versand im Fensterkuvert:

 

Alternativ kann man sich seine selbst gedruckten „Briefmarken“ auf direkt auf (fensterlose) Umschläge oder Adressaufkleber drucken lassen.

Nun ist das Freimachen eines einzelnen Briefes mit STAMPIT nicht mit einer nennenswerten Zeitersparnis verbunden. Anders sieht das aus, wenn man einen Serienbrief verschicken will. Beispielsweise eine Werbesendung an bestehende Kunden. Schon bei einigen Dutzend Briefen dauert das Aufkleben der Marken einige Zeit – erst recht, wenn die Zahl der Empfänger in die Hunderte geht. Der Test der Serienbrief-Funktion war dementsprechend der spannendste Teil. Und der erste Versuch mit einer bestehenden Serienbrief-Vorlage führte erstmal zum Schiffbruch. Dazu gleich mehr. Der zweite Anlauf war dann allerdings von Erfolg gekrönt und wenn man die kleinen Klippen umschifft hat, ist das massenweise Freimachen eine echte Arbeitserleichterung.

Und so geht’s:

  1. Man erstellt wie gewohnt mit Word (oder Staroffice) seinen Serienbrief, bindet die Quelle mit den Daten ein und trägt alle Serienbrieffelder in das Dokument ein.

  2. Nach dem Abspeichern (das sollte man hier unbedingt machen, bevor man mit STAMPIT loslegt, weil ein Rückgängig machen nach dessen Einsatz nicht mehr möglich ist!) markiert man die Serienbrieffelder, die zu der Empfängeradresse gehören

  3. Dann klickt man – genau wie bei der Erstellung einer Einzelfrankatur – auf die „STAMPIT einfügen“-Schaltfläche. Es erscheint die Eingabemaske wie für einen einzelnen Brief. Hat man hier alle nötigen Angaben gemacht, bestätigt man wieder mit „OK“.

  4. Nun fügt STAMPIT eine Frankatur für einen Serienbrief ein.

     

  5. Jetzt wählt man im Serienbrief-Manager von Word (bei Word 2000) die Schaltfläche „Seriendruck in neues Dokument“ (in Word 2003). STAMPIT schreibt nun die Serienbriefe in neues Dokument, indem es alle Seriendruckdaten mit der Briefvorlage zusammenführt und die Frankatur einträgt.

  6. Anschließend kann man den eigentlichen Seriendruck starten. Es empfiehlt sich allerdings, zunächst einen Testdruck mit einem Teil der Dokumente durchzuführen. So kann man kontrollieren, ob z.B. die Adressen richtig übernommen wurden, das richtige Porto verwendet wurde und ob die Frankiervermerke vollständig im Fenster der Briefumschläge sichtbar sind. Und noch ein Tipp: STAMPIT fragt vor dem Griff in die Portokasse nach dem Passwort. Bei der ersten Eingabe sollte man hier die Option „Für diese Sitzung nicht mehr fragen“ auswählen, damit das Passwort nicht bei jeder einzelnen Freimachung erneut abgefragt wird.

Und so sieht ein fertiger Brief im Fensterkuvert aus, der mit STAMPIT freigemacht wurde (hier nur mit einer Musterfrankatur):

Nun noch zu zwei Punkten, die man beim Erstellen von Briefen unbedingt beachten muss, da STAMPIT sonst ins Stolpern kommt:

  1. Die Empfängeradresse darf nicht in Word-Formularfeldern stehen. Die dort eingegebenen Daten kann STAMPIT nicht verarbeiten. Der Versuch daraus einen Frankiervermerk zu erstellen führt zu einer Fehlermeldung.

  2. Bei Serienbriefen darf die Empfängeradresse nicht innerhalb einer Word-Tabelle stehen. Dies kann zu einem Fehler beim Schreiben der Serienbriefe in die neue Ausgabedatei führen. Das Ausgabefeld für die Frankatur wird außerhalb der Tabelle platziert und STAMPIT bricht den Vorgang mit einer Fehlermeldung ab. Das Ergebnis sieht man auf dem folgenden Screenshot.

 

Fazit

Wenn man von einigen kleineren Problemen bei der Integration in Word absieht (Staroffice wurde nicht getestet), so ist das Ganze doch mittlerweile eine ziemlich ausgereifte Sache. Für kleinere und mittlere Firmen ist auf jeden Fall eine Prüfung wert, ob sich die teure Frankiermaschine damit ersetzen lässt. Und gegenüber dem Aufkleben von Briefmarken oder dem Freistempeln sind die Vorteile gerade bei Serienbriefen offenkundig: Dadurch dass die Frankierung direkt beim Serienbrief-Druck aufgebracht wird, spart man die Zeit für den sonst notwendigen nachfolgenden Frankiervorgang. Nicht zuletzt muss man keine Briefmarken mehr bevorraten. Das benötigte Port kann bei Bedarf direkt in die Portokasse geladen werden und muss auch erst dann bezahlt werden. Wünschenswert wäre übrigens noch eine Integration von STAMPIT in Open Office. Aufgrund seiner engen Verwandtschaft mit Staroffice sollte das kein Problem sein.

 

Noch ein Tipp: Besitzer eines Google-Account können Staroffice sogar kostenlos bekommen. Es gehört zum Softwarepaket “Google Pack“ http://pack.google.com/

 

Links (Hinweis: die Links sind veraltet, da das Produkt zum 30.9.2011 eingestellt wird)

Benutzerhandbuch Stampit-Business: http:// www.deutschepost.de/dpag?skin=hi&check=no&lang=de_DE&tab=1&xmlFile=link1...

Stampit-Homepage: http:// www.deutschepost.de/dpag?tab=1&skin=hi&check=yes&lang=de_DE&xmlFile=912

 

Nachfolger von Stampit ist Easystamp

Hallo zusammen,

wir haben Stampit auch jahrelang genutzt. Da die Software 2011 eingestellt worden ist, haben wir eine eigene Software erstellt und bieten die auch anderen Anwendern an. Es handelt sich um EASYSTAMP und gilt als Nachfolger von Easystamp. Mehr Infos sind auf www.easystamp.de

Der Funktionsumfang ist ziemlich gleich plus ein paar neue Features wie eBay Anbindung, CSV Import, etc.